Darren's Blog

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我們每天花很多時間收發電子郵件, 有些事情可以特別注意一下!

節錄一些:

1. 主旨不明確. (Unclear Title or bad subject)

2. 內容沒重點. (Poor Content)

3. 濫用副本, 轉寄跟全部回覆. (Abuse of cc/forward/reply all)

4. 太隨興的口語. (Casual Tone)

5. 不痛不癢的激勵與糾正. (Non-effective inspiration and correction) 

> About the title/subject

重點是主旨要分類, 或寫完整.

很多開頭會寫[Urgent][Must Read], 甚至priority的小紅旗.

但光是降子, 如果要面對太多信件的時候, 還是很難分類.

或是讓收件者瞭解到重要性.

Ex. 請求核准(Request for approval)或開會通知(Meeting Notice)

也可以把時間跟地點清楚標示出來.

-> 開會通知: 4月29日,下午三點,901room, 專案週會.

Ex. 主旨最後加上EOM (End of Message), 意思是重點就在標題上.

> Content

信件第一段應該放 重點, 或者預期對方讀了該有的後續反應.

而不是落落長之後, 才寫重點.

除了言簡意賅之外, 也要儘量避免模糊的字眼.

Ex. 掌握人事時地物 Key parts.

> cc/forward/reply all

這個部份會跟公司文化比較有關係.

但比較好的做法還是 可以期待對方有所行動的, 就是收件人.

要被知會的, 是cc. 至於reply all 就是懶人回信大絕招.

但卻又很可能會漏了重要的人或是...

#所以要按下傳送前, 還是需要再檢查一次收件者欄位!

> Casual Tone

一般比較正式的信件絕對不要輕易使用太casual tone.

而在寄出之前也需要再重頭閱讀一次, 是否有不恰當的用詞之處.

> Inspiration and Correction

不管是激勵或是糾正, 盡量還是需要注意效果.

有時候, 寄完一封中性口吻的信, 再輔以電話溝通也是具有效果.

後記:

今天上班就被MSN裡跟工作相關的對話炸到了.

差點爆炸~ 哎 後來直接用中文回信.

雖然也是有閱讀了幾遍, 但事後想想還是覺得 可以有改進之處.

畢竟 身為一個PL... 還是要有好的處事EQ.

不管剩下多少天, 還是需要把該做的做好!